Pegawai Bappeda Kep. Babel Ikuti Sosialisasi Penyusunan Arsip dan Autentifikasi Arsip Sesuai Kaidah Kearsipan

Pangkalpinang, Bertempat di ruang rapat Pulau Ketawai, Bappeda Provinsi Kepualuan Bangka Belitung, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (DKPUS) Prov. Kep. Babel mengadakan Sosialisasi Penyusunan Arsip dan Autentifikasi Arsip Sesuai Kaidah Kearsipan Pada Perangkat Daerah Prov. Kep. Babel, Selasa (12/10).

Kasubag Umum dan Kepegawaian, Sidik Cahyono berterima kasih atas kedatangan tim dari DKPUS Prov. Kep. Babel. Sidik mengharapkan tim DKPUS dapat memberikan penjelasan mengenai pengelolaan arsip kepada Pegawai Bappeda Kep. Babel.

“Harapannya dengan adanya sosialisasi tentang pengelolaan arsip dapat jadi bekal kami dalam mengelola arsip yang ada di Bappeda, sehingga kedepannya pengelolaan arsip dapat menjadi lebih baik lagi,” kata Sidik Cahyono.

Dias Fitriyanti, Arsiparis dari DKPUS Prov. Kep. Babel mengatakan, pengelolaan arsip di Bappeda Prov. Kep. Babel sudah baik, dimana pada saat penilaian yang dilakukan beberapa tahun yang lalu, pengelolaan arsip di Bappeda Kep. Babel sudah dilakukan secara sistematis sesuai klasifikasi dan memberkas.

Arsip berdasarkan fungsi dibagi menjadi dua, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis merupakan arsip yang dipergunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

Sedangkan arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

Arsip, menurut Dias Fitriyanti, perlu dilakukan pengelolaan, hal ini dilakukan agar arsip tidak menumpuk. “Arsip ini selalu tercipta dan volumenya bertambah dari waktu ke waktu, bila tidak dilakukan penyusutan, kemungkinan akan menumpuk,” katanya.

Pengurangan arsip, tambahnya, dapat dilakukan dengan memindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan, serta pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan tidak lagi memiliki nilai guna dan dilaksanakan sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

“Dalam pemusnahan, arsip dihancurkan fisik, sehingga fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi, dan kegiatan ini dilakukan dengan kesungguhan dan ketelitian, sehingga tidak terjadi kesalahan sekecil apapun dan juga kegiatan pemusnahan tetap mengikuti berdasarkan peraturan yang berlaku,” kata Dias Fitriyanti.
 

Penulis: 
Rizky Fitrajaya
Sumber: 
Bappeda Prov. Kep. Babel