Pangkalpinang, Tim Pembinaan Kearsipan dari Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Prov. Kep. Babel melakukan kunjungan ke Bappeda Kep. Babel, dalam rangka Sosialisasi Pembinaan dan Pendampingan Kearsipan.
Menurut Bambang Susilo dari Tim Pembinaan Kearsipan, kegiatan ini rutin diadakan setiap tahun, untuk meningkatkan pengelolaan kearsipan Perangkat daerah di lingkungan Pemprov. Kep. Babel.
Pengelolaan Kearsipan di Bappeda Kep. Babel dianggap Bambang Susilo sudah baik, dimana sudah tersedia depo arsip serta arsip sudah disimpan dengan box.
"Bila tahun lalu Bappeda mendapat juara harapan satu, kami berharap pada penilaian kearsipan selanjutnya, Bappeda dapat meraih juara satu, karena Bappeda ini termasuk Perangkat Daerah yang besar," kata Bambang.
Selama ini menurut Bambang, arsip dianggap tidak penting, padahal arsip itu penting. "Pada intinya, bila kearsipan dikelola dengan baik, kita dapat mencari berkas dengan cepat dan mudah, itulah intinya," ungkapnya.
Berdasarkan catatan dari Tim, setidaknya ada empat permasalahan dihadapi dalam pengelolaan kearsipan. Pertama arsip aktif dan inaktif masih bercampur di ruang kerja, kedua pemberkasan tidak menggunakan klasifikasi, tetapi masih di dasarkan pada nomor urut agenda, ketiga pemberkasan dilakukan atas inisiatif dan kreasi sendiri dengan menuliskan indeks berkas tanpa kode klasifikasi, serta keempat penumpukan arsip.
"Yang sering dijumpai itu, pencatat surat tidak mau menggunakan peraturan kearsipan, masih berdasarkan kebiasaan, didalam peraturan, surat itu memberkas, tidak ada penyimpanan surat masuk dan keluar lagi, namun pencatat surat tidak mau dipersulit dengan memberkasnya surat tadi," ungkapnya.
Untuk menyelesaikan permasalahan tadi, Tim sudah menyiapkan solusinya.
Yaitu mulai membenahi surat/berkas, melakukan penyimpanan surat/berkas menurut subjeknya, menghindari menyimpan surat berdasarkan surat masuk atau surat keluar dan melakukan penyusutan arsip secara reguler.
"Serta jangan lupa menggunakan peralatan standar, seperti filling kabinet, ordner dan almari arsip," pungkasnya.
